Seja por perfeccionismo, por desejo de controle ou até mesmo por falta de habilidades interpessoais, muitos líderes não sabem ou não gostam de delegar. E isso impacta diretamente todos ao redor. No cenário pessoal, temos como exemplo desse impacto, a relação de pais superprotetores. Eles não delegam tarefas e responsabilidades aos filhos, que acabam se tornando dependentes, com imensa dificuldade em tomar suas decisões individualmente.
No cenário profissional, essa falta de delegação, especialmente de autonomia e poder, gera equipes também dependentes, sem a energia necessária para alavancarem altas performances.
Mesmo aquelas lideranças que se dispõem a delegar, esbarram na dificuldade de comunicação, gerando retrabalhos, avaliações imprecisas e até, conflitos! As pessoas trabalham melhor quando sabem exatamente o que se espera delas, então, o líder/gestor precisa informar suas expectativas em termos claros e específicos. E isso pode ser um desafio!
Aqui vamos tratar de técnicas e ferramentas para que sua delegação não vire uma “delargação”!
Para que isso aconteça, alguns passos são fundamentais:
- Tenha claro quais são seus objetivos e as evidências que quer obter para considerar que conseguiu alcançá-los. Com isso, vai poder comunicar de forma clara e objetiva aquilo que a equipe deve buscar;
- Defina expectativas, especificando o que exatamente deve ser feito.
Considere:
– Aspectos de quantidade, qualidade, tempo e custo;
– Critérios observáveis para demonstrar o atingimento dos objetivos;
– Evidências que demonstrem o alcance dessa realização. - Determine os procedimentos a serem seguidos e envolva sua equipe nesse processo. Desta forma, todos se sentirão mais comprometidos com o que terão que entregar.
COMO FAZER ISSO?
- Definindo termos mensuráveis
A maneira mais fácil de definir as suas expectativas, em termos mensuráveis é de usar números. Os números comunicam de uma forma mais clara do que palavras vagas e inexatas, tais como “suficiente”, “alguns” ou “poucos”. Exemplo: O desconto final foi de 20%, exatamente como você havia calculado”.
- Definindo termos observáveis
Muitas vezes, você não irá conseguir mensurar suas expectativas simplesmente atribuindo números específicos. Em tais casos, você deve colocá-las em termos observáveis. Ao invés de usar palavras como “ótimo”, você ser específico com o que ficou “ótimo”, para que o colaborador repita o padrão. Exemplo: Ficou no formato necessário e com um texto conciso, do modo como nosso modelo pede”.
- Definindo processos e procedimentos
Neste caso, o mais importante é envolver a equipe, porque além dela se motivar pelo senso de pertencer e colaborar na elaboração dos planos, podem dar novas ideias ou apresentar outras alternativas de solução, para o que está sendo programado.
DICA IMPORTANTE
Os colaboradores devem saber também por que eles foram selecionados para uma determinada tarefa. Quando fica claro para o funcionário o porquê de ele ter sido escolhido para a tarefa, o colaborador se sente motivado, pois percebe nesse ato um voto de confiança.
Não são poucas as vezes que o colaborador tem a sensação de que está sendo “penalizado”, acreditando que o trabalho está sendo distribuído de uma maneira injusta.
Para motivar o colaborador para que ele se comprometa, é necessário engajá-lo. Claro que você não pode fazer promessas que não poderá cumprir, mas pode dar uma demonstração de reconhecimento e/ou benefício que ele terá ao executar a tarefa. Pode ser maior aprendizagem, maior exposição pessoal na empresa, mais possibilidades de cursos fora da empresa etc.
A DELEGAÇÃO PASSO A PASSO
- Escolha a(s)pessoa(s) de acordo com as necessidades da tarefa...
Cheque as habilidades e competências dela(s) para verificar se são adequadas para a performance;
- Tenha um objetivo claro, para que seja claro para a pessoa também…
Para delegar, é preciso mais do que, simplesmente, descrever a tarefa. Você tem que ter a clareza de seus objetivos. Deve saber clarificá-los, quantificá-los e quais as evidências que irão demonstrar que os objetivos foram atingidos.
- A delegação deve ser total…
Quem recebeu a tarefa deve receber tanto a responsabilidade, quanto a autoridade e autonomia para realizar o que foi solicitado. Verifique se essa pessoa possui todas as informações, nomes de contatos e que todos os recursos necessários sejam disponibilizados.
- Dê prazos realizáveis…
É preciso informar quem recebe a tarefa sobre o porquê dela e deixar claro os prazos, que devem ser bem quantificados, e seus limites também.
Para isso, já na primeira reunião de alinhamento, informe tudo que precisa.
- Defina qual e como será seu apoio…
Definições precisas sobre o apoio à pessoa para a qual a tarefa foi delegada, desde o início do processo, é ponto importante para gerar e manter a confiança entre os envolvidos na delegação.
- Não seja “gestor helicóptero” que fica sempre sobrevoando a tarefa…
Se você está seguro de que escolheu a pessoa certa, deixe-a trabalhar à maneira dela, só se certificando que o resultado final está sendo focado.
- Abordagem Rotativa* – Faça follow up e peça feedbacks…
Essa técnica de revisão permite se informar do que está sendo feito (follow up) e também se certificar de que não há desvio de foco (feedback).
FRASES QUE FACILITAM DIFERENTES FASES DA DELEGAÇÃO
Para facilitar sua delegação, sugerimos frases simples e objetivas para a apresentação das etapas da delegação.
Apresentar a tarefa e o porquê dela, de modo objetivo e mensurado:
“Eu gostaria que você projetasse o orçamento para um período de doze meses, ao invés de três meses, como é feito atualmente. O porquê de alterarmos a forma do projeto é que precisamos dessa visão geral para controlar melhor tempos e custos”.
Apresentar as evidências que comprovarão o alcance dos resultados:
“Vamos repassar a tarefa, para ver se eu me fiz entender. Você pode resumir as evidências de que cada etapa teve seu resultado esperado?” Essa é uma forma de parafraseado – se o colaborador não entendeu ou entendeu mal a tarefa, você pode redirecioná-lo sem que ele tivesse que perguntar.
Informar o porquê da escolha do colaborador:
“Eu gostaria que você assumisse essa tarefa porque, durante o mês passado, você demonstrou habilidades excelentes na resolução de problemas, detectando o que estava errado no novo equipamento”.
Cuidado: para que o colaborador não se sinta penalizado por ser competente:
“Eu também pensei em você para essa tarefa por que quanto mais sua competência for exposta para as outras áreas e para o cliente, melhor será sua avaliação deste semestre”.
Ser consistente em relação a prazos, seja reconhecido por ser realista:
“Para alinharmos as expectativas de prazo, vamos fazer uma linha do tempo de agora até a entrega da tarefa. Não podemos perder de vista a data limite, senão receberemos aquela multa que você já conhece”.
Dar autoridade e autonomia ao colaborador, sem que ele perca o foco no resultado esperado:
“Eu gostaria de combinar com você qual será meu apoio e como iremos fazer o acompanhamento. Se sistematizarmos essas questões usando a técnica da “Abordagem Rotativa*”, acredito que você terá mais espaço para trabalhar”. Isso vai evitar que você se torne um “gestor helicóptero”, que sobrevoa seu colaborador o tempo todo…
Disponibilizar outros apoios e os materiais necessários para performance do colaborador:
“Eu vou passar uma parte do seu trabalho de rotina para outras pessoas do departamento para que você tenha tempo de se dedicar a esta tarefa. E minha secretária ajudará você separando todas as faturas sem código das pastas dos arquivos.”
Delegar é um ato de confiança!
Com as ferramentas de controle programadas e a Abordagem Rotativa para sistematizar o acompanhamento e a avaliação do andamento da tarefa, você já tem o que precisa para não perder de vista o foco da tarefa, ou seja, os resultados que se espera dela. Então não seja um “gestor helicóptero” que vive sobrevoando o colaborador, e levantando tanta poeira que ele pode perder o rumo…
